Zacznijmy od tego dlaczego niechętne. Niestety przegraliśmy przetarg, który mieliśmy szansę wygrać. Trudno się w takiej sytuacji cieszyć.

Cieszyć można się tym, że mieliśmy zdecydowanie najlepszą próbkę na język angielski. Na tle gigantów wypadliśmy zatem całkiem nieźle 😉

Jednak ten wpis nie ma na celu analizy wyników postępowania z punktu widzenia naszej firmy, a wyrażenie satysfakcji, że jednak świadomość niektórych zamawiających publicznych rośnie.

W przedmiotowym postępowaniu MSZ zdecydował się na zastosowanie jakościowych kryteriów oceny ofert. W przypadku tłumaczeń specjalistycznych z dziedziny prawa międzynarodowego, dyplomacji i stosunków międzynarodowych taka decyzja nie powinna dziwić. Dotychczasowa praktyka przetargowa zamawiających posiadających status ministerstwa lub urzędu centralnego jest niestety odmienna. Stosowanie kryteriów pozacenowych zostało wymuszone przez znowelizowane przepisy Prawa zamówień publicznych, jednak zamawiający obchodzą te wymogi w dość prostacki sposób punktując wydajność (liczba stron na dobę), liczbę lat doświadczenia tłumaczy (co o niczym nie świadczy, w przypadku gdy punkty za doświadczenie przyznawane są za sumę/iloczyn lat doświadczenia wszystkich przedstawionych w ofercie tłumaczy, bez jakiegokolwiek odniesienia do tego co to doświadczenie obejmuje; przykład tutaj) lub inne podobne kryteria, których spełnienie jest w stanie zadeklarować każdy z biorących udział w przetargu wykonawców, co sprowadza się do tego, iż jedynym rzeczywistym kryterium pozostaje cena. Ponadto częstokroć, z uwagi na stosunkowo niskie wartości zamówienia, zamawiający stosują tryb pozaustawowy (zapytanie ofertowe), gdzie po prostu jedynym kryterium jest cena.

W przypadku usług specjalistycznych i doradczych takie praktyki to ślepy zaułek. Zamawiający teoretycznie przechytrzył system, a tak naprawdę przechytrzył sam siebie. Takie „sprytne” rozwiązania prowadzą do takich blamaży jak ten tutaj.

Inny „sprytny” zabieg, który stosują zamawiający rządowi to organizacja postępowań o charakterze hurtowym – tłumaczenia ustne i pisemne we wszystkich grupach językowych na kilkadziesiąt języków, brak możliwości składania ofert częściowych, termin składania ofert 7 dni, wysokie wadium i zabezpieczenie należytego wykonania na poziomie 10% wartości zamówienia wnoszone przy podpisaniu umowy. Podsumowując – totalne lenistwo zamawiającego, brak jakiejkolwiek refleksji, ograniczenie dostępności zamówienia dla mniejszych podmiotów będących późniejszymi faktycznymi wykonawcami tłumaczeń i dopuszczenie wyłącznie wielkich agencji, które walczą wyłącznie ceną. Skutki – brak jakiejkolwiek kontroli jakości i patologie cenowe w zakresie stawek samych wykonawców oraz tłumaczy, kanibalizacja rynku. Czyli wszystko to z czym nasz rząd deklaruje zaciętą walkę. Instytucje unijne potrafią zaplanować i przeprowadzić postępowania na dużo większą liczbę kombinacji przy podziale na części odpowiadające każdej z kombinacji z osobna, gdzie składane są setki ofert i mogą startować nawet firmy jednoosobowe. Jedną z różnic jest to, iż są to zamówienia realizowane w okresach czteroletnich, więc jest więcej czasu na przeprowadzenie postępowania. Takie rozwiązania są dla polskich zamawiających również dostępne, niestety nie są stosowane.

Po napiętnowaniu powyższych patologii czas wyróżnić i pochwalić Zamawiającego, który odważył się wyjść przed szereg i zrobić wyłom w niechlubnych zwyczajach naszego rządu w zakresie zamawiania usług tłumaczeniowych. Jest to naprawdę niebywałe, ale sposób przeprowadzenia postępowania przez MSZ zasługuje na prawdziwy ukłon. Podkreślić należy, iż MSZ został do tego de facto zmuszony w wyniku śmieszności, na którą naraził się wcześniej. Niemniej jednak należy doceniać, gdy władza wyciąga prawidłowe wnioski z wcześniejszych potknięć.

W kwietniu br. został ogłoszony przetarg nieograniczony na usługi tłumaczeń pisemnych w następujących grupach językowych:

a) I grupa językowa – obejmuje język angielski (brytyjski), francuski, niemiecki, rosyjski;

b) II grupa językowa – obejmuje język białoruski, czeski, hiszpański, litewski, portugalski, słowacki, ukraiński, włoski.

Kryteria oceny ofert wyglądały następująco:

Po weryfikacji zgodności złożonych ofert z postanowieniami ustawy i warunkami zawartymi w niniejszej SIWZ, przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

1) Cena – waga 40 %;

2) Jakość tłumaczenia – waga 60%

Zasady przeprowadzenia oceny jakościowej określono w sposób następujący:

Ocena ofert w kryterium „Jakość tłumaczenia” dokonana będzie na podstawie sprawdzenia jakości dwóch tłumaczeń zgodnie z wytycznymi i w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 1. Zamawiający dokona oceny ofert w kryterium „jakość tłumaczenia”, biorąc pod uwagę następujące elementy: 1) terminologia; 2) gramatyka; 3) rejestr; 4) wierność tłumaczenia.

Ad 1) Terminologia będzie oceniana pod kątem wystąpienia następujących błędów: a) poważne: użycie terminu o innym znaczeniu; niezastosowanie oficjalnej nazwy instytucji lub właściwej nazwy własnej; b) średnie: użycie terminu o znaczeniu zbliżonym i niepełnym zamiast terminu, który jest używany w danym kontekście/przez daną organizację i nie stanowi nazwy o charakterze oficjalnym/własnym; c) drobne: użycie terminu o właściwym znaczeniu zamiast innego terminu o tym samym znaczeniu, który jest używany w danym kontekście/przez daną organizację i nie stanowi nazwy o charakterze oficjalnym/własnym.

Ad 2) Gramatyka będzie oceniana pod kątem wystąpienia następujących błędów: a) poważne: nieprawidłowe użycie czasu, błędy fleksyjne, ortografia; b) średnie: błędy w interpunkcji, składni; c) drobne: literówki, układ/formatowanie tekstu.

Ad 3) Rejestr będzie oceniany pod kątem wystąpienia następujących błędów: a) poważne: kalki językowe, błędne kolokacje, błędna frazeologia, niewłaściwe zastosowanie idiomów; b) średnie: niewłaściwy dobór rejestru (formalny, potoczny); c) drobne: naruszenie jednorodności stylistycznej niepowodujące niezgodności z oryginałem.

Ad 4) Wierność tłumaczenia będzie oceniana w następujący sposób: każdy błąd dotyczący zgodności z tłumaczeniem (np. pominięcie tekstu, zmiana znaczenia oryginału) będzie uznany za poważny.

2. Sposób obliczania punktacji: Maksymalna liczba punktów do osiągnięcia w ramach kryterium wynosi 60 pkt. Dla każdego z tekstów możliwe będzie uzyskanie maksymalnie 30 punktów. Od maksymalnej liczby punktów, jaką można uzyskać za tłumaczenie danego tekstu (30), odejmowane będą punkty za każdy stwierdzony błąd, zgodnie z nw. punktacją uzależnioną od wagi błędu. Błąd poważny skutkować będzie odjęciem 18 punktów, błąd średni – 9 punktów i błąd drobny – 3 punktów.

3. Procedura:

1) W ciągu 2 dni roboczych od dnia złożenia oferty, na adres poczty elektronicznej wskazany w ofercie, Zamawiający wyśle dwa teksty do przetłumaczenia. Wykonane przez Wykonawcę tłumaczenie będzie podlegać ocenie w ramach kryterium „jakość tłumaczenia”.

2) Wykonawca zobowiązany będzie dokonać tłumaczenia tekstów na dwa wskazane przez Zamawiającego języki obce z pierwszej grupy językowej (każdy z dwóch tekstów będzie wymagał tłumaczenia na inny język obcy), a następnie przesłać w formie elektronicznej na adres: bzp@msz.gov.pl w terminie 1 dnia roboczego i dostarczyć Zamawiającemu w formie pisemnej w zamkniętej kopercie w terminie do 5 dni roboczych od dnia przesłania tekstu w formie elektronicznej.

3) Odrzucenie oferty Wykonawcy jako niezgodnej z treścią SIWZ na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy, z uwagi na to, że treść oferty nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, nastąpi w przypadku: a) niezłożenia w terminie wymaganych przetłumaczonych tekstów, przy czym przez złożenie Zamawiający rozumie przesłanie tłumaczenia zarówno w wersji elektronicznej, jak i pisemnej, b) jeżeli Zamawiający stwierdzi jakąkolwiek rozbieżność między tekstami przesłanymi drogą elektroniczną a złożonymi w formie pisemnej, c) gdy suma punktów wynikająca z przeliczenia błędów, wg wag opisanych w pkt 12.3.2, będzie równa lub większa 30 pkt (zasada znajdzie zastosowanie, gdy co najmniej jeden z tekstów osiągnie wskazany wyżej pułap błędów).

W ramach przedmiotowego postępowania zostało złożonych 9 ofert. Rozpiętość cenowa kształtowała się od kwoty 183 107,00 zł do kwoty 729 568,65 zł. Szczegółowe zestawienie złożonych ofert dostępne jest tutaj. Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 354 914,04 zł.

Powstało pytanie – jak zachowa się Zamawiający? Czy próbki to tylko mydlenie oczu i jak zwykle wygra oferta na nierealnym poziomie?

Kiedy pojawiło się zawiadomienie o wyborze oferty najkorzystniejszej okazało się, że nastąpiła prawdziwa rzeź niewiniątek – 8 z 9 ofert zostało odrzuconych za niespełnienie kryteriów jakościowych oraz również z powodu stwierdzenia rażąco niskiej ceny. Próbki zostały poddane szczegółowej analizie. Jakkolwiek nie zgadzam się z odrzuceniem naszej oferty z powodu błędu w cytacie, to jednak muszę z szacunkiem przyznać, iż MSZ czegoś się nauczył. Zastosował nowe przepisy zgodnie z ich faktycznym sensem, a wysoko postawione kryteria jakościowe miały rzeczywisty wpływ na wybór oferty najkorzystniejszej.

BRAWO MSZ! Kategoryzację błędów można kwestionować (co zrobię w kolejnym wpisie), ale należy się pochwała za promowanie właściwych zachowań po stronie zamawiających, które w dłuższej perspektywie obu stronom tego rynku wyjdą na zdrowie.

Realne kryteria jakościowe powinny stać się nieodłącznym elementem postępowań przetargowych na tłumaczenia pisemne.