Odpowiedzi Związku Pracodawców Branży Tłumaczeniowej POLOT na pytania uczestników Konferencji PT TEPIS – XXXIII Warsztaty Przekładu Prawniczego i Specjalistycznego – 19 października 2019 r., Warszawa

  1. Czy biura tłumaczeń są gotowe na podniesienie stawek za tłumaczenia uwierzytelnione?

Zacznijmy od tego, że stawki wynikające z rozporządzenia MS mają charakter stawek urzędowych i obowiązują w stosunkach publicznoprawnych pomiędzy OWS i organami administracji publicznej a tłumaczami przysięgłymi powoływanymi na potrzeby poszczególnych postępowań. Wydaje się być to kwestią oczywistą, jednak w dyskusjach na tym tle często o tym zapominamy. Nowelizacja rozporządzenia nie oznacza automatycznego podniesienia stawek na rynku komercyjnych usług tłumaczeniowych.

Oczywiście istnieje pewna korelacja pomiędzy stawkami urzędowymi i wolnorynkowymi, jednak nie można popadać w nadmierny entuzjazm w tym względzie. Podwyżka stawek leży w interesie nas wszystkich, ale rynek jest na tyle zepsuty w tej chwili, że nie będzie to łatwy ani szybki proces. Tym bardziej, że stawki wolnorynkowe za tłumaczenia poświadczone są z reguły wyższe niż stawki urzędowe. Nie dotyczy to niestety stawek objętych zamówieniami publicznymi, ale to osobny temat.

Należy również pamiętać o tym, że w realiach wolnorynkowych nie zawsze mamy do czynienia z rozliczeniem w oparciu o zasady przewidziane w rozporządzeniu (czyli za stronę 1125 zzs). Niejednokrotnie wynagrodzenie ustalane jest projektowo, ryczałtowo, abonamentowo itd. Tym samym zmiana zasad wynikających z rozporządzenia nie musi mieć jakiegokolwiek wpływu na zmianę zasad ustalonych pomiędzy tłumaczem a biurem.

Informacja o planowanej nowelizacji rozporządzenia MS w sprawie stawek urzędowych była znana od kilku miesięcy, a więc biura monitorujące sytuację rynkową miały czas się przygotować. Należy jednak pamiętać, że w przypadku wieloletnich kontraktów z klientami instytucjonalnymi lub korporacyjnymi renegocjacja stawek zazwyczaj nie jest możliwa do upływu ważności umowy, bądź w określonych cyklach (raz w roku, raz na dwa lata).

Wpływ na politykę cenową członków nie mieści się w zadaniach i celach statutowych POLOTu. Nie uzgadniamy, ani nie prowadzimy rozmów na temat stosowanych stawek, cenników, polityki rabatowej czy planowanych podwyżek.

 

  1. Czy POLOT jest w internecie?

 

Obecnie można śledzić profile POLOTu w mediach społecznościowych:

Strona internetowa będzie dostępna pod adresem: www.polot.org.pl

Strona jest obecnie w budowie, ale w połowie listopada powinna się pojawić.

Można się z nami kontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej: polot@polot.org.pl

Skrzynka odbiorcza jest na bieżąco monitorowana.

 

  1. Jak edukować klientów?

 

Edukowanie i podnoszenie świadomości klientów co do tego, czym charakteryzuje się proces tłumaczeniowy, jakie aspekty należy brać pod uwagę zamawiając usługi tłumaczeniowe i jaki wpływ na świadczenie usług tłumaczeniowych mają nowoczesne technologie językowe, to proces, który wymaga długofalowej strategii oraz poważnych nakładów.

POLOT będzie pracował nad koncepcjami kampanii informacyjnych skierowanych przede wszystkim do klientów biznesowych i instytucjonalnych. Działania edukacyjne, informacyjne i promocyjne będą obejmowały uczestnictwo w krajowych i międzynarodowych wydarzeniach biznesowych, konferencjach i targach. Wymagana jest zarówno obecność na imprezach branżowych translatoryczno-lokalizacyjnych, jak i imprezach pozabranżowych. Mamy tu na myśli aktywne uczestnictwo – wystąpienia, prelekcje, udział w dyskusjach panelowych.

POLOT planuje również organizację własnych wydarzeń lokalnych i ogólnokrajowych, które adresowane będą z jednej strony do uczestników rynku tłumaczeń i ukierunkowane na integrację branży, a z drugiej strony ich celem będzie docieranie do odbiorców usług tłumaczeniowych z informacjami na temat optymalizacji współpracy, zwiększenia wzajemnego zrozumienia i poprawy jakości komunikacji pomiędzy klientami a usługodawcami.

POLOT zamierza również nawiązać współpracę z Komisją Europejską i zorganizować wydarzenia w ramach cyklu Translating Europe Workshops, kierowane przede wszystkim do przedstawicieli sektora publicznego, mające na celu promowanie dobrych praktyk w przetargach publicznych na usługi zamówień publicznych.

Inne formy edukowania, czy też raczej docierania do klientów z informacjami ułatwiającymi im zrozumienie uwarunkowań i możliwości oraz ograniczeń procesu tłumaczeniowego, to aktywność w mediach społecznościowych (na innych forach niż zamknięte grupy tłumaczeniowe), publikacje w prasie branżowej (przykładowo kierowanej do uczestników rynku zamówień publicznych czy rynku usług prawniczych), jak również na portalach lokalnych oraz ogólnopolskich, prowadzenie blogów przeznaczonych dla szerszej publiczności.

Edukacja klientów to również szybkie i twarde reagowanie na sytuacje patologiczne na rynku zamówień publicznych, rozumiane jako zajmowanie pisemnego stanowiska lub wnoszenie odwołań w przypadku poważnych nieprawidłowości w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o skali szkodliwej dla całego rynku.

Edukacja to także współpraca z uczelniami wyższymi, uczestnictwo w procesach legislacyjnych i pełnienie funkcji organu konsultacyjnego dla podmiotów zainteresowanych pozyskaniem merytorycznego wsparcia w zakresie organizacji postępowań przetargowych i zamawiania usług tłumaczeniowych oraz zasad oceny ich jakości.

Bardzo ważnym elementem działalności edukacyjnej POLOTu będzie również opracowanie wspólnych standardów oceny jakościowej usług tłumaczeniowych i obiektywnych wzorców umownych uwzględniających interesy klientów i wykonawców usług tłumaczeniowych.

Kolejnym elementem edukowania rynku będzie opracowanie wspólnie z innymi organizacjami branżowego kodeksu etycznego określającego zasady dobrej i uczciwej współpracy. Dużym wyzwaniem będzie uświadamianie klientom faktu istnienia tego kodeksu i wartości wynikającej z zapoznania się z nim.

Kodeks to stawianie i wyjaśnianie granicy, poniżej której nie jesteśmy w stanie świadczyć usługi na wymaganym poziomie, przedstawiając ryzyka związane z nieprawidłowymi decyzjami. Olbrzymim sukcesem byłoby przekonanie klientów do uwzględniania przynajmniej niektórych z tych zasad w dokumentacji postępowań przetargowych.

Edukacja to nieustanna rozmowa i komunikacja z klientem, argumentowanie, dlaczego coś można zrobić i dlaczego czegoś nie można zrobić, bycie w relacji z klientem profesjonalistą/ekspertem w danym obszarze. Ponadto to przestrzeganie branżowych praktyk, włączenie klientów w uwzględnianie ryzyka związanego z zamawianą przez nich usługą, zachęcanie do porównywania na rynku tych samych (a nie pozornie tych samych) usług.

Jednym z pierwszych działań, które jako POLOT mamy zamiar podjąć w ramach kampanii edukacyjnej, będzie opracowanie dobrych praktyk dla sektora zamówień publicznych w zakresie organizacji przetargów na usługi tłumaczeń i ich publikacja na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

 

  1. Dlaczego BT wymuszają poświadczenie nieprawdy u TP? Dostaje codziennie po kilka wiadomości z pytaniem czy poświadczę dokument „z oryginału” ponieważ oryginał jest w biurze?

 

Z jednej strony podkreślić należy, że takie przypadki winny być piętnowane i stanowić będą naruszenie zasad kodeksu etycznego naszej organizacji, co może stanowić podstawę do wykluczenia członka dopuszczającego się takich praktyk z grona członków POLOTu.

Z drugiej strony trudno to traktować jako wymuszenie. Fakt, że klient – czy to biuro tłumaczeń, czy przedsiębiorca, czy też osoba fizyczna – nakłania tłumacza przysięgłego do złamania przepisów, nie zwalnia tego ostatniego z odpowiedzialności. Ostatecznie to tłumacz przysięgły dopuszcza się naruszenia zasad wykonywania tłumaczeń poświadczonych. Wystarczy po prostu odmówić.

Należy zwrócić uwagę, że niestety są także sytuacje, w których to tłumacze sami proponują różnym biurom pozostawienie kartek z podpisami i pieczęciami in blanco. Ta niechlubna praktyka ma swoją wieloletnią historię i trudno tu dopatrzeć się kto zapoczątkował takie działania. Jako POLOT będziemy edukować zarówno biura jak i tłumaczy co do konsekwencji takiego działania. Będziemy piętnować wszelkie działania naruszające prawo i noszące znamiona nieuczciwej konkurencji.

 

  1. Z SALI: Ja słyszę jeszcze lepsze pytania: oryginału w biurze nie ma, ale był, pani widziała, a ja mam poświadczyć…

Z ust wiceprzewodniczącego KOZ słyszeliśmy przykłady poważnych naruszeń zasad wykonywania zawodu przez tłumaczy przysięgłych. Czarne owce i osoby lekceważące prawo oraz jego zakazy występują zarówno wśród tłumaczy, pracowników biur i ich właścicieli, jak i klientów.

 

  1. Może warto by BT zrezygnowały z tłumaczeń poświadczonych?

Biura tłumaczeń nie mogą zrezygnować ze świadczenia takich usług. Działamy na zasadzie „one-stop-shop” oferując klientom kompleksową obsługę ich zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe. Mamy często do czynienia z równoległym tłumaczeniem poświadczonym tych samych dokumentów na wiele języków. Klient oczekuje wykonania takiej usługi przez jednego usługodawcę.

Jest pewien zakres usług, gdzie faktycznie udział biur tłumaczeń jest zbędny, a wręcz sprzeczny z prawem. Mamy tu na myśli zamawianie tłumaczeń poświadczonych wchodzących w zakres art. 15 UZTP. Niektóre instytucje zamawiające próbują omijać przepisy UZTP, z czym PT TEPIS z udziałem innych organizacji branżowych oraz obecnych członków POLOTU stara się, z pewnymi sukcesami, walczyć.

Jednak nie można zapominać, że pozostałe tłumaczenia poświadczone są po prostu jedną z kategorii usług językowych i nie ma powodu, aby biura tłumaczeń nie miały ich świadczyć na rzecz swoich klientów.

  1. Czy biura tłumaczeniowe stosują już silniki maszynowe? Czy jest sens rozwijać własne silniki, czy raczej wykorzystywać rozwiązania  rynkowe, np. Google czy Tilde?

Niektóre biura tłumaczeń stosują silniki do tłumaczeń maszynowych. Stosowane są różnorodne rozwiązania – zarówno silniki własne, jak i oparte o gotowe rozwiązania. W dużej mierze jesteśmy jeszcze na etapie testowania najbardziej wydajnych rozwiązań. Pojawienie się silników opartych na sieciach neuronowych zrewolucjonizowało rynek.

Stosowanie rozwiązań maszynowych zależne jest  od branży i zasobów jakimi dysponuje biuro i klient, dlatego obserwujemy rynek i staramy się mądrze do niego dostosować, ale tylko tam gdzie technologia nie godzi w jakość.

Algorytmy tłumaczenia maszynowego są kolejnym (po CAT-ach, narzędziach QA itp.) informatycznym narzędziem branżowym, z którego w wielu przypadkach warto skorzystać, a w innych przynosi to więcej szkód niż korzyści (podobnie jak w przypadku CAT-ów). Decyzja na temat tego, z jakiej technologii i jak skorzystać, jest indywidualną decyzją biznesową, często uwarunkowaną specyfiką i typem klientów danego biura tłumaczeń.

Pierwsze największe emocje związane z pojawieniem się MT opartego na sieciach neuronowych są już za nami. Okazuje się, że ani nadmierne zachłyśnięcie się tymi narzędziami, ani też całkowite ich odrzucenie i strach przed tym, że nas zastąpią, nie są – według aktualnego stanu wiedzy i techniki – zbyt trafną reakcją. Tłumaczenia maszynowe stanowią uzupełnienie stosowanych technologii językowych i pozwalają sprostać wyzwaniom dzisiejszego rynku. Przynoszą wiele korzyści, ale i pociągają za sobą ogromne ryzyka. Uczymy się nimi zarządzać i je racjonalnie wykorzystywać.

 

  1. Jakie marże stosują BT?

Polityka cenowa poszczególnych biur i jej kształtowanie nie jest objęte przedmiotem działalności POLOTu. Warto jedynie zaznaczyć, że wykonanie tłumaczenia to bardzo istotna, ale jedna z wielu składowych kompleksowego procesu tłumaczeniowego, a więc i czynników kosztowych.

 

  1. Jaka jest norma dzienna wymagana od tłumacza w trybie zwykłym w przypadku tłumaczenia i post-edition po silniku?

 

Nie ma jednej, wspólnej normy wydajnościowej dla wszystkich tłumaczy. Jest to zależne od dziedziny specjalizacji, źródła pochodzenia tekstu i jego jakości, stopnia skomplikowania, jak i aspektów technicznych. Wydajność waha się w granicach 1500-3000 słów dziennie.

 

  1. Ile biur skupia POLOT?

 

POLOT skupia obecnie 11 podmiotów będących jego członkami założycielami. Zgodnie z przepisami ustawy o organizacjach pracodawców nasz związek powstał z mocy uchwały o jego założeniu, podjętej na zgromadzeniu założycielskim w dniu 2 października 2019 r. Osobowość prawną związek uzyska po rejestracji w KRS. Postępowanie rejestrowe jest w toku.

Po uzyskaniu wpisu do KRS, co powinno nastąpić za kilka tygodni, rozpoczniemy proces przyjmowania deklaracji członkowskich od kolejnych członków zwyczajnych i wspierających. Zainteresowanie jest duże.

 

  1. Czy weekendy są wliczane w termin przeznaczony na wykonanie zlecenia?

Nie ma tu jednej ogólnej zasady. Jest to kwestia indywidualnych ustaleń i uwarunkowań.

 

  1. Dlaczego biura rozsyłają po tłumaczach zapytania o tłumaczenia poświadczone z załączonymi skanami dokumentów zawierających dane wrażliwe?

Odpowiedź na to pytanie zawiera się we wcześniejszych odpowiedziach dotyczących naruszeń prawa, których dopuszczają się tłumacze i pracownicy biur tłumaczeń. Takie sytuacje są niedopuszczalne.

 

  1. Dlaczego BT stosują stawki dumpingowe oraz nie wywiązują się z terminów płatności faktur?

Stosowanie rażąco niskich cen stanowi faktycznie ogromny problem, szczególnie na rynku zamówień publicznych. Jest to jednak w głównej mierze spowodowane niewłaściwie przygotowanymi dokumentacjami przetargowymi i brakiem znajomości przez osoby odpowiedzialne za zamawianie naszych usług podstawowych zasad, którymi rządzi się proces tłumaczeniowy oraz zasad oceny jakości tłumaczeń. Większość instytucji zamawiających nie ma pojęcia o istnieniu norm jakościowych. Duża część z nich od lat nie miała okazji współpracować z wykonawcami usług tłumaczeniowych stosującymi należytą kontrolę jakościową. Niejako przyzwyczaili się i zaakceptowali „bylejakość” w tym obszarze. Edukowanie i kampanie informacyjne mają pomóc nam to zmienić.

Stosowanie zaniżonych cen przekłada się w sposób oczywisty na pogorszenie przepływów pieniężnych, a w konsekwencji na opóźnienia w płatnościach. POLOT promować będzie uczciwe relacje biznesowe pomiędzy uczestnikami rynku tłumaczeniowego, co obejmuje również dotrzymywanie terminów umownych przez obie strony.

 

  1. Dlaczego korporacje są często niezadowolone z jakości tłumaczeń BT? (opinie autentyczne)

A dlaczego kancelarie prawnicze uważają, że tłumacze przysięgli nie potrafią wykonywać tłumaczeń prawniczych? (opinie autentyczne)

A dlaczego mieszkańcy Suwalszczyzny wolą słodszą herbatę? (opinie autentyczne)

Wszystkie trzy pytania nie mają sensu – są ogólnikowe, niekonkretne, ocenne. Są to indywidualne oceny, indywidualnych osób lub organizacji, w konkretnych przypadkach. Nie wszyscy robią wszystko dobrze. Specjalizacja na dzisiejszym rynku to podstawa.

A czy klient ma zawsze rację? Na pewno nie. Jeśli tłumacz lub biuro tłumaczeń zastosuje tłumaczenie darmowym MT i odda klientowi po pobieżnym sprawdzeniu – to taka usługa na pewno nie zostanie pozytywnie oceniona. Czasami jednak klientowi wydaje się, że zna się na zasadach wykonywania przekładu lepiej od tłumacza – i wtedy powstaje poważny problem.

Dla uzyskania najlepszego efektu jakościowego i zadowolenia klienta korporacyjnego bardzo ważne jest na początku ustalenie potrzeb i zasad współpracy. Jest wiele przyczyn, które mogły wpłynąć na niezadowolenie klienta. Przedstawiciele POLOT od lat z powodzeniem świadczą usługi również dla międzynarodowych przedsiębiorstw. Nauczeni doświadczeniem wiemy jak ważne są: komunikacja, stały opiekun, stała wcześniej dobrana grupa tłumaczy, bezpieczeństwo,  wspólnie wypracowany glosariusz,  dobór technologii, projektowe i indywidualne podejście, szybkość w działaniu i elastyczność.